Rad s dokumentima

rad_sa_dokumentima

Svaki dokument pripada određenom klasifikacijskom broju, dosjeu i predmetu ovisno o klasifikacijskom planu ustanove.

Zaprimljeni dokument urudžbira se u svoj predmet. Svakom zavedenom dokumentu moguće je pratiti cirkulaciju kroz ustanovu, povezati ga s partnerom, ispisati urudžbeni broj izravno na dokument i sl.

Cirkulacija dokumenata

cirkulacija_dokumenta

Za svaki dokument moguće je evidentirati cirkulaciju unutar ustanove i unutar organizacijskih jedinica (osobe koje su ga preuzele/vratile). Moguće je evidentirati tko, kada, gdje, koliko dugo i zašto drži dokument, te kada je dokument vraćen.

Digitalizacija dokumenata

digitalizacija_dokumenata

Omogućeno je dodjeljivanje jedne ili više datoteka (dokumenata u elektronskom obliku – .pdf, .doc, …) stavci urudžbenog zapisnika.

Iz stavke je omogućeno otvaranje pripadajuće datoteke, otvaranje mape gdje se datoteka nalazi, te brisanje veze između stavke i datoteke.

Pregled dokumenata

lista_dokumenata

Zbog preglednosti, svi dokumenti i predmeti prikazuju se samo s godinom koja je određena u postavkama kao trenutno aktivna godina.

Odabirom pojedinog predmeta moguće je vidjeti sve dokumente koji su vezani za taj predmet ili je moguće odabrati opciju prikaza svih dokumenata zavedenih kroz knjigu urudžbenog zapisnika.

Arhiviranje dokumenata

Arhiviranje svih dokumenata izvodi se na razini predmeta. Arhiviranjem predmeta arhivirani su i svi dokumenti unutar tog predmeta.

Struktura urudžbenog broja

Zbog raznovrsnosti vođenja dokumentacije i različitih načina numeriranja dokumenata, postoji više opcija određivanja urudžbenog broja pojedinom dokumentu.

Za proračunske korisnike:

Urudžbeni broj dokumenta se sastoji od skupine brojeva:

251-378/03-11-25, a od toga je;

  • 251-378 → broj dodijeljen ustanovi od strane države
  • 03 → organizacijska jedinica
  • 11 → godina kreiranja dokumenta
  • 25 → redni broj dokumenta unutar predmeta

Klasa dokumenta se sastoji od skupine brojeva:

602-01/11-01/06 ili UP/I 602-01/11-01/06, a od toga je:

  • UP/I→ oznaka upravnog predmeta
  • 602-01 → broj određen pravilnikom
  • 11 → godina kreiranja predmeta
  • 01 → dosje u kojem se predmet nalazi
  • 06 → redni broj predmeta unutar dosjea

Za privatne poslovne subjekte:

Urudžbeni broj dokumenta

2/11-2, gdje je:

  • 2 → broj predmeta
  • 11 → godina kreiranja dokumenta
  • 2 → broj dokumenta unutar predmeta

1/11 gdje je:

  • 1 → broj dokumenta
  • 11 → godina kreiranja dokumenta

Omogućene su i naprednije verzije svakog pojedinog oblika broja, te ga je moguće prilagoditi potrebama korisnika.

Dostavna knjiga

dostavna_knjiga

Dostavna knjiga je interna knjiga dostave pošte, te joj je svrha mogućnost evidencije internog preuzimanja dokumenata s potpisima djelatnika.

Odabirom dokumenata iz Knjige urudžbenog zapisnika automatski se kreira aktivna lista dostavne knjige za ispis. Nakon ispisa, dokumenti se automatski brišu s aktivne liste, te se svi ispisani dokumenti mogu pronaći na jednom mjestu, u katalogu dostavne knjige.

Kopiranje plana u sljedeću poslovnu godinu

Omogućeno je preuzimanje klasifikacijskog plana iz prethodnih godina, kao i njegovo uređivanje i prebacivanje u sljedeću poslovnu godinu.

Moguće je uređivati klasifikacijske oznake, brisati nepotrebne dosjee i dodavati nove, uklanjati i dodavati predmete, ažurirati brojeve dosjea i predmeta, te prebacivati plan u sljedeću godinu sa ili bez predmeta, ovisno da li se predmeti kreiraju tijekom poslovne godine ili ne. Isto tako, budući plan (u izradi) se može i ispisati kako bi se mogao usporediti na papiru s prethodnim planovima.