Dosjei i predmeti
Dosje je sastavni dio klase dokumenta, te jedan dosje može imati više predmeta.
Svaki dosje ima svoj naziv i oznaku koja se nalazi u klasi dokumenta, te se u dosjeima određuje kojem broju pravilnika pripada.
Arhiviranje predmeta
Nakon što je zadnji dokument urudžbiran u određeni predmet, predmet je moguće arhivirati. Arhiviranje predmeta izvodi se na brz i jednostavan način.
Arhivirani predmeti prikazivat će se drugačijom bojom kako bi se razlikovali od predmeta koji su još aktivni.
Izlučivanje dokumenata prema rokovima čuvanja
Rokovi čuvanja dokumenata određuju se na nivou predmeta. Kreiranjem pojedinog dokumenta unutar predmeta aplikacija automatski određuje datum roka čuvanja dokumenta (prema roku čuvanja određenom u predmetu).
Omogućeno je izlučivanje dokumenata nakon što je istekao rok čuvanja. Izlučeni dokumenti se i dalje nalaze u knjizi urudžbenog zapisnika u godini u kojoj su kreirani ali ih nije moguće mijenjati.
Katalog predmeta
Predmeti označavaju mjesto gdje se nalaze svi dokumenti. Broj predmeta može biti neograničen, a kreiraju se unutar dosjea ovisno o potrebi.
Predmeti su sastavni dio dosjea i klasifikacijskih oznaka, a broj predmeta je dio klase dokumenta.
Prava pristupa predmetu
Predmet je moguće dodijeliti određenoj organizacijskoj jedinici, te mu korisnici koji pripadaju toj organizacijskoj jedinici mogu pristupiti na različite načine:
- Može biti aktivan/neaktivan
- Predmet pripada organizacijskoj jedinici ali ta organizacijska jedinica ne radi s njim
- Samo za čitanje
- Maksimalan pristup predmetu i rad s njim