Katalozi Knjige urudžbenog zapisnika

Knjiga urudžbenog zapisnika

Knjiga urudžbenog zapisnika je knjiga u kojoj se nalaze svi urudžbirani dokumenti, te služi grupiranju cjelokupne dokumentacije po dosjeima.

Različite verzije urudžbenog zapisnika nastale su i koriste se ovisno o potrebama i željama korisnika.

Izrađenim dokumentima automatski se dodjeljuju brojevi koje je moguće ispisati izravno na originalan dokument ili na arak naljepnica.

Predmeti

Naprednija verzija aplikacije za privatne poslovne subjekte koji nisu u obavezi vođenja klasifikacijskog plana, nudi otvaranje predmeta prema vrsti dokumenata kako bi se korisnici lakše snalazili u mnoštvu dokumenata koji cirkuliraju unutar tvrtke.

Napredna verzija urudžbenog zapisnika, verzija za proračunske korisnike, nudi opcije otvaranja predmeta u koje će se unositi dokumenti.

Proračunski korisnici otvaraju predmete, koji su vezani na dosjee i klasifikacijske oznake prema vlastitom klasifikacijskom planu. Predmeti se dijele na upravne (UP/I i UP/II), te neupravne predmete.

Predmetima je moguće dodijeliti korisnička prava na nivou organizacijskih jedinica.

Brojevi pravilnika

Brojevi pravilnika odnose se na verziju aplikacije koja je namijenjena za proračunske korisnike koji su u obvezi voditi dokumente prema Uredbi o uredskom poslovanju (NN br.38/87 i 42/88).

Brojevi pravilnika su određeni od strane države, te je moguće koristiti sve brojeve pravilnika. Po potrebi je moguće usklađivati vlastiti klasifikacijski plan dodavanjima klasa tijekom godine, no ne smiju se uklanjati.

Brojevi pravilnika su prva dva broja u klasi dokumenta (npr: 602-01 je oznaka visokoobrazovnih ustanova).

Ova funkcija omogućuje rad s više brojeva pravilnika, te svaki broj pravilnika ima svoje brojeve predmeta unutar godine.

Organizacijske jedinice

Svaki dokument moguće je povezati s organizacijskom jedinicom. Proračunski korisnici obvezni su voditi organizacijske jedinice iz razloga što je taj broj dio urudžbenog broja.

Ostali poslovni subjekti mogu ili ne moraju koristiti ovu opciju.

Organizacijske jedinice koriste se prilikom unošenja nove stavke u Knjigu urudžbenog zapisnika, te služe lakšem razvrstavanju dokumenata unutar tvrtke, te jednostavnijoj cirkulaciji dokumenata.

Katalozi

Katalozi su mjesta gdje se unose podaci koji se kasnije međusobno povezuju prilikom unosa dokumenata u katalog Knjige urudžbenog zapisnika.

Uz glavne kataloge postoje i opći katalozi u koje se unose podaci bez kojih se glavni katalozi ne bi mogli koristiti.

Katalog partnera

Katalog partnera služi za unos, uređivanje i brisanje partnera od kojih se prima ili kojima se šalje dokumentacija. Partner se odabire u Knjizi urudžbenog zapisnika prilikom vezanja pojedinog dokumenta s određenim partnerom. Svaki partner unosi se samo jednom, te se kasnije odabire iz liste partnera. Svaki partner može imati više kontakt osoba.

Postoji dodatna funkcija za izradu naljepnica s podacima partnera, prikladna za slanje pošiljaka za koje se žele ispisati naljepnice s podacima primatelja.

Namjena rada s partnerima je povezanost stavke urudžbenog zapisnika s poslovnim partnerom. Naknadno, ukoliko se žele prikazati svi dopisi, računi ili korespondencija s nekim partnerom, jednostavno je potrebno pretražiti sve dokumente po tom partneru.

Katalog rasporeda

Katalog rasporeda zapravo služi kao podsjetnik na neke važne događaje koji se individualno postavljaju za pojedinog korisnika.

Omogućeno je dodavanje podsjetnika na ugovoreni termin s kojim aplikacija obavještava korisnika o nadolazećem terminu.

Kako bi se podsjetnik pojavio aplikacija mora biti pokrenuta.

Organizacijske jedinice

Ukoliko je tvrtka podijeljena na organizacijske jedinice, svaki dokument moguće je dodijeliti odgovarajućoj organizacijskoj jedinici. Prije nego se počne koristiti ta mogućnost, potrebno je definirati organizacijske jedinice unutar kataloga organizacijskih jedinica.

Organizacijske jedinice poistovjećuju se s odjelima ustanove kao što su: dekan, računovodstvo, tajništvo, referada… Svakom nazivu pojedine organizacijske jedinice dodijeljena je šifra pod kojom se vodi. Ta šifra je sastavni dio urudžbenog broja u verziji aplikacije za proračunske korisnike i u naprednijoj verziji aplikacije ukoliko se uključi opcija u postavkama programa.

Knjiga izlazne pošte

Knjiga izlazne pošte zapravo je knjiga u koju se unose svi izlazni dokumenti koje se ne žele urudžbirati (npr. slanje čestitki partnerima, zahvalnice itd..)

Sve stavke koje se unose u knjigu izlazne pošte mogu se povezati s partnerom, te je moguće voditi evidenciju troškova poštarine.

Knjiga ulazne pošte

Knjiga Ulazne pošte je knjiga u koju se unose dokumenti koji se ne urudžbiraju. Npr. ukoliko neki partner pošalje čestitku ili pozivnicu, takav zaprimljeni dokument može se upisati se u Knjigu ulazne pošte.

Svaki dokument koji se unese u knjigu uzlazne pošte moguće je povezati s partnerom. Povezivanje dokumenta s partnerom olakšava kasnije pretraživanje po partnerima.

Katalozi