Arhivar XML – eksport arhivske graÄ‘e u XML format

Arhivar XML kreator je mala uredska aplikacija koja služi za lakše i brže automatsko kreiranje XML datoteke obveznicima (stvarateljima) arhivske građe, te dostavljanje popisa u XML formatu, nadležnom državnom arhivu. Omogućava jednostavno strukturiranje, organiziranje i popisivanje cjelokupne arhivske građe, kao i statistiku arhivske građe.

Unosom podataka korisnicima se na jednostavan način omogućuje izvoz i dostava cjelokupnog popisa arhivske građe preko strukturiranog XML obrasca. Zbirni popis mora obuhvatiti cjelokupnu dokumentaciju institucije.

Aplikacija nije povezana sa bilo kojom drugom aplikacijom te je potpuno samostalna za unos i pregled arhivske građe.

Kome je namjenjen

Namijenjen je državnim i drugim tijelima koja stvaraju ili posjeduju arhivsko gradivo od značaja za RH. Samim time su i zakonski obveznici dostavljanja popisa podataka o arhivskoj građi nadležnom državnom arhivu u propisanom XML formatu, temeljem čl. 7. Zakona o arhivskome gradivu i arhivima, te čl. 5. i 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004) i čl. 1. Pravilnika o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07).

Imatelji gradiva dužni su nadležnom arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih cjelina/zbirki koje posjeduje. Popis mora sadržavati naziv imatelja, vrijeme nastanka i količinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadržaja te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska cjelina/zbirka podijeljena. Za svaku dokumentacijsku cjelinu vodi se popis gradiva (podaci o dokumentacijskim skupinama na koje je cjelina podijeljena i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini s preciznim opisima dokumentacijskih skupina i arhivskih jedinica).

Å to se mora dostavljati?

Imatelji su obvezni podatke dostaviti u elektroničkom obliku na jedan od dva moguća načina:

  1. elektronički obrasci – xml datoteke sa strukturiranim podacima popisa (sheme su dostupne na mrežnim stranicama ARHiNET-a) – imatelji i dalje moraju voditi evidencije propisane čl. 5. i 6. Pravilnika (NN 63/04) – najbrže i najjednostavnije putem aplikacije ArhivarXML
  2. izravan upis u bazu podataka nadležnog arhiva u sustavu ARHiNET (potrebna registracija preko nadležnog arhiva) – imatelji nisu dužni voditi evidencije iz čl. 5. i 6. Pravilnika (NN 63/04) s obzirom da baza podataka ima funkciju evidencije njihovog gradiva